Backoffice & Aufgabenüberwachung
Dokumente, Fristen, Wiedervorlagen, Posteingang – wir bringen Ordnung in dein Backoffice und überwachen Aufgaben, damit nichts liegen bleibt.
Virtuelle Assistenz für Immobilieninvestoren
Du willst deinen Bestand skalieren, nicht im Tagesgeschäft untergehen? Wir übernehmen Backoffice, Mieterkommunikation, Dienstleisterkoordination, Bauüberwachung und sind deine persönliche erste Ansprechperson – inkl. eigenem Kundenportal.
- ✔ Spezialisierung auf Immobilieninvestoren
- ✔ Eigenes Kundenportal mit voller Transparenz
- ✔ 5+ Jahre Erfahrung mit eigenen Immobilien & Grundstücken
- ✔ Handwerklicher Background für bessere Dienstleistersteuerung
Ideal für Bestandsinvestoren & Buy-&-Hold
Ab ca. 10+ Einheiten sinnvoll
Onboarding: wir übernehmen Schritt für Schritt
Du fokussierst Ankauf & Strategie
Dein Alltag als Immobilieninvestor – ohne uns
Du kennst es: Der Tag ist voll mit operativem Kleinkram, statt mit neuen Deals und Strategie.
- 📞 Mieter rufen dich direkt an – zu jeder Uhrzeit
- 📧 Verwaltung will „nur noch eben“ Unterlagen nachgereicht haben
- 🔧 Handwerker sagen Termine ab oder melden sich gar nicht
- 🧾 To-Dos, Fristen & Dokumente liegen verteilt in Mails und Ordnern
- 📉 Für Ankauf & Bestandsaufbau bleibt zu wenig Fokus
Dein Alltag als Immobilieninvestor – mit Fantastic5-VA
Wir werden dein Immobilien-Backoffice – du triffst nur noch die Entscheidungen, die wirklich Investor-Level sind.
- ✅ Mieter, Verwaltung & Dienstleister sprechen zuerst mit uns
- ✅ Vorgänge laufen als strukturierte Tickets durch dein Kundenportal
- ✅ Bau- & Sanierungsthemen werden dokumentiert und für dich aufbereitet
- ✅ Du siehst im Portal jederzeit: Was läuft, was ist erledigt, was wartet auf dich?
- ✅ Mehr Netto-Zeit für Ankauf, Verhandlung & Finanzierung
Was wir dir als Immobilieninvestor abnehmen
Unser Fokus: Dein Bestand wächst – wir halten dir den Rücken frei. Alles, was dich vom nächsten Deal abhält, landet bei uns.
Mieterkommunikation & Betreuung
Wir sind die erste Ansprechperson für deine Mieter, klären Standardfälle direkt, bereiten Sonderfälle für dich vor und dokumentieren alles im Kundenportal.
Dienstleisterkommunikation & Bauüberwachung
Handwerker, Hausmeister, Hausverwaltungen: Wir koordinieren Termine, holen Angebote ein, begleiten Projekte und halten dich mit Bildern & Berichten auf dem Laufenden.
Persönliche Assistenz & Ankauf
Wir sind dein Immobilien-Backoffice: filtern Anfragen, bereiten Entscheidungen vor und unterstützen bei Ankäufen – von Unterlagen bis Datenraum.
Eigenes Kundenportal
Im Kundenportal siehst du jederzeit, was wir gerade tun: Tickets, Projekte, Fristen, Dokumente, Protokolle – alles an einem Ort, für dich transparent.
Eigenständiges & lösungsstarkes Arbeiten
Wir denken mit, nicht nur mit: dank eigener Immobilienerfahrung und handwerklichem Background schlagen wir dir aktiv Lösungen vor, statt nur Probleme weiterzureichen.
- ✔ Klar definierte Zuständigkeiten & Prozesse
- ✔ Du entscheidest – wir setzen um
- ✔ Perfekte Basis für skalierbaren Bestandsaufbau
Kundenportal: Sie sehen jederzeit, was wir gerade tun
Transparenz statt Bauchgefühl: Im Portal sehen Sie Aufgabenstatus, Kommunikation, nächste Schritte und Fortschritt – jederzeit abrufbar.
- ✔ Live-Status zu Aufgaben & Tickets
- ✔ Dokumentation von Dienstleister- & Mieterkommunikation
- ✔ Klarer Überblick für schnelle Entscheidungen
So läuft unsere Zusammenarbeit mit dir als Investor
Unser Ziel: Du gibst Schritt für Schritt operative Themen ab – und nach der Onboardingphase läuft dein Backoffice stabil über uns.
Phase 1 – Kickoff & Bestandsaufnahme
Wir analysieren deinen Bestand, deine Prozesse und deinen aktuellen Aufwand. Gemeinsam legen wir fest, was zuerst an uns übergeht – und wie dein Wunsch-Alltag aussieht.
Phase 2 – Onboarding & Übergabe
Wir bauen dein Kundenportal auf, definieren Workflows, richten Kommunikationswege ein und übernehmen schrittweise Mieter-, Dienstleister- und Backoffice-Themen.
Phase 3 – Laufender Betrieb & Optimierung
Wir betreuen deinen Bestand im Alltag, optimieren Prozesse laufend und schaffen dir die Zeit, um neue Immobilien zu prüfen, zu verhandeln und zu kaufen.
Wir sind nicht nur VAs – wir haben selbst Immobilien
Seit über 5 Jahren habee wir selbst Immobilien und Grundstücke. Wir kennen deinen Alltag – und sprechen die Sprache von Mietern, Verwaltungen und Handwerk.
- ✔ Eigener Bestand seit über 5 Jahren
- ✔ Erfahrung im Handwerklichen – für realistische Einschätzungen & bessere Steuerung
- ✔ Lösungsstark & eigenständig: wir kommen mit Vorschlägen, nicht nur mit Problemen
- ✔ Fokus auf langfristige Zusammenarbeit mit Bestandshaltern
Wie skalierbar ist dein aktueller Immobilien-Bestand?
Mit unserem kurzen Selbsttest erfährst du, wo du im operativen Tagesgeschäft die meiste Zeit verlierst – und welches Thema wir zuerst übernehmen sollten.
Der Skalierungs-Check für Immobilieninvestoren analysiert in wenigen Minuten:
- ⏱ Wie viel Zeit dein Backoffice dich jede Woche kostet
- 🏘 Wo Mieter- und Dienstleisterkommunikation dich blockiert
- 🚧 Welche Bau- und Sanierungsthemen immer wieder hängen bleiben
- 📈 Wie viel mehr Bestand du aufbauen könntest, wenn du das abgibst
FAQ für Immobilieninvestoren
Die wichtigsten Fragen zur Zusammenarbeit mit Fantastic5-VA.
Für wen ist Fantastic5-VA die richtige Lösung?
Wir arbeiten vor allem mit Immobilieninvestoren und Bestandshaltern, die bereits Einheiten besitzen (meist ab ca. 10+) und ihr Portfolio weiter ausbauen wollen, ohne selbst im operativen Tagesgeschäft zu versinken.
Welche Aufgaben übernehmt ihr konkret?
Wir übernehmen Backoffice & Aufgabenüberwachung, Mieterkommunikation, Dienstleisterkommunikation & Bauüberwachung sowie persönliche Assistenz und Ankauf-Unterstützung. Im Erstgespräch priorisieren wir gemeinsam, womit wir starten.
Wie schnell kann die Zusammenarbeit starten?
In der Regel können wir innerhalb von 3–5 Werktagen mit dem Kickoff beginnen. Die Onboardingphase dauert je nach Umfang typischerweise wenige Wochen – danach läuft das Tagesgeschäft über uns.
Wie behalte ich die Kontrolle, wenn ihr so viel übernehmt?
Über dein Kundenportal siehst du jederzeit alle Vorgänge, Fristen und Dokumente. Du gibst die Leitplanken vor – wir arbeiten innerhalb dieser und holen dich bei wichtigen Entscheidungen ins Boot.
Unterstützt ihr auch beim Ankauf neuer Immobilien?
Ja. Wir unterstützen dich u. a. bei der Unterlagensammlung, Exposé-Sortierung, Datenraumstruktur, Kommunikation mit Maklern und Vorbereitungen für Banken – damit du schneller und gezielter entscheiden kannst.